Grāmatvedības kārtošana, īpaši mazos un vidējos uzņēmumos, joprojām tiek uzskatīta par nelāgu likstu un lieku izmaksu pozīciju. Tāpēc nav brīnums, ka salīdzinoši bēdīgā ekonomiskā situācija ir radījusi tīkamu augsni uzņēmumiem un individuāliem pakalpojumu sniedzējiem, kuri piedāvā “visu nokārtot pa lēto”.

Diemžēl šāda “pa lēto sakārtota” grāmatvedība reti piedāvā finansiāli izdevīgu risinājumu. Lielākie zaudējumi nav kļūdainas un/vai nelaikā iesniegtas atskaites, kas gan arī pārtop ķēpīgos birokrātijas piedzīvojumos un iespaidīgos sodos (administratīvais sods 30%-100% apmērā no nodarījuma apmēra vai pat kriminālatbildība). Tie nav arī vērā ņemamie izdevumi, kas saistīti ar nepieciešamību agrāk vai vēlāk kļūdas labot un grāmatvedību sakārtot. Nozīmīgākie finansiālie zaudējumi ir absolūtos skaitļos neizmērāmās sekas lēmumiem, kas balstīti uz neprecīziem datiem un maldinošām atskaitēm.

Biežākās problēmas

EuroAudit pieredze rāda, ka atskaišu attālināšanās no realitātes nav Latvijā neparasta parādība. Nereti, iepazīstoties ar jaunu klientu, tiek atklāts, ka neprecizitātes ir sistemātiskas. Šādos gadījumos pirms aktuālā (tekošā) perioda datu apstrādes ir jāsakārto informācija par visiem iepriekšējiem periodiem, kas, protams, prasa papildus laiku un resursus. Visbiežāk konstatētās novirzes ir:

debitoru un kreditoru atlikumi atšķiras no savstarpējo norēķinu informācijas;

sekas: neprecīza informācija par ienākumiem / izdevumiem; darbietilpīga datu sinhronizācija, neapmierināti klienti un / vai izpildītāji;

nodokļu atlikumi grāmatvedības uzskaitē atšķiras no Valsts ieņēmumu dienesta (VID) saņemtajām atskaitēm par nodokļu stāvokli;

sekas: iespējama administratīvi sodi; neprecīza informācija par gaidāmajiem ienākumiem / izdevumiem;

pamatlīdzekļu atlikumi atšķiras no reālās situācijas;

sekas: neprecīzi amortizācijas aprēķini, kļūdains skatījums uz reālo situāciju, atvieglota negodīga uzņēmuma pamatlīdzekļu aizplūšana.

Kā vadītajam sevi pasargāt

Pirmais nosacījums labai sadarbībai ar grāmatvedi vai grāmatvedības firmas konkrēto speciālistu ir atvērta komunikācija. Vadītājam ir jāpieņem, ka grāmatvedis nav tikai vairogs starp uzņēmumu un VID. Sakārtota grāmatvedība ir organiska uzņēmuma sastāvdaļa, kas kalpo kā pamats labu un pārdomātu lēmumu pieņemšanai. Izglītots un uzņēmuma labklājībā ieinteresēts grāmatvedis allaž informēs uzņēmuma vadītāju par gaidāmajām izmaiņām likumdošanā, ieteiks veidus, kā optimizēt nodokļu maksājumus, spēs komentēt uzņēmuma finanšu rādītājus un dot vērtīgus padomus ar uzņēmuma darbību un attīstību saistītu lēmumu pieņemšanā.

No nepatīkamiem pārsteigumiem vadītājs var sevi pasargāt, vairāk interesējoties par grāmatvedības uzskaites procesu norisi:

Cik precīzi tiek ievēroti atskaišu iesniegšanas termiņi? Vai visas nepieciešamās atskaites tiek iesniegtas gan VID, gan vadībai?

Vai grāmatvedis laicīgi informē uzņēmuma vadītāju par iespējamām nobīdēm atskaišu iesniegšanas termiņos trūkstošu dokumentu vai citu ārēju faktoru dēļ?

Vai ir radušās problēmas saistībā ar likuma normu interpretāciju?

Cik bieži VID sūta vēstules par dažādām novirzēm atskaitēs?

Cik kvalitatīvi un laicīgi tiek sagatavotas atskaites uzņēmuma vadībai? (Operatīvās bilances izstrādei nevajadzētu pārsniegt 2-3 dienas);

Vai grāmatvedis izmanto licenzētu grāmatvedības programmu?

Cik bieži sadarbības partneri interesējas par nesamaksātiem rēķiniem, par kuru eksistenci uzņēmuma vadītājs pat nenojauš?

Vai grāmatvedis neizvairās no uzņēmuma vadītāja jautājumiem, aizbildinoties ar laika trūkumu un jautājumu sarežģītību?

Ir svarīgi, lai uzņēmuma vadītājs spētu grāmatvedim uzticēties. Šis jautājums ir īpaši aktuāls uzņēmumiem, kas izmanto ārpakalpojumus, jo piesaistīts speciālists var šķist neieinteresēts uzņēmuma labklājībā. Pieredze rāda, ka drošākais risinājums ir atpazīstamu specializētu grāmatvedības pakalpojumu sniedzēju piesaiste. To priekšrocības ir reputācija, pieredze, komandas darbs jautājumu risināšanā. Laba reputācija aizliedz pieļaut atkāpes no servisa kvalitātes, pat sadarbojoties ar nelieliem uzņēmumiem, savukārt uzkrātā pieredze un komandas darbs nodrošina to, ka darbi tiek veikti ātri un atbilstoši augstākajiem standartiem. Papildus garants ir grāmatvežu civiltiesiskā apdrošināšana, kas nozīmē, ka pat problēmsituācijās Jūsu uzņēmums ir pasargāts no negaidītiem triecieniem.